Ventajas y desventajas de Office 365

En este artículo analizaremos las principales características de Office 365 para así poder analizar sus ventajas y sus desventajas frente a otras alternativas que podemos encontrar en el mercado.

Diferencias entre Office y Office 365

Antes que nada, debemos de entender y comprender que, desde hace unos años, todo el “universo office” ha cambiado complemente, desde ahora Office ya no existe tal y como lo conocíamos, sino que ahora prefieren llamarlo Office 365.

Pero realmente ¿Qué ha cambiado además del nombre?

Pues, en definitiva, ha cambiado todo. Microsoft ha dado una vuelta al modelo de negocio y además he reprogramado la suite conocida como “Office” para que sea más intuitiva.

En cuanto al modelo de negocio, ya no podremos pagar una sola vez para tener nuestro Office instalado en nuestro ordenador para siempre, no, el nuevo modelo de negocio consiste en que paguemos una suscripción mensual (o un pago cada año).

No obstante, Microsoft nos ofrece una serie de ventajas que antes no nos ofrecía y que, de usarlas, podría salirnos muy rentable, resumiéndolas a tres, las ventajas de usar Office 365 son:

– Se nos actualizará las aplicaciones (Word, Excel…) periódicamente.

– Nos ofrecerán 1 Terabyte de su espacio en su nube. Y podremos guardar automáticamente todos los cambios en nuestros ficheros en la nube. Es decir, si modificamos una palabra de un documento Word, se nos guardará una copia en la nube y podremos acceder desde Outlook.com desde cualquier parte del mundo. Así tendremos una copia de seguridad.

Además, podrás usar ese espacio en la nube, conocido como OneDrive para subir y ver online todo lo que queramos (películas, música, etc.). Realmente hay muchas ventajas en OneDrive.

– 60 minutos al mes para llamar a cualquier parte del mundo gratis desde Skype.

Office 365 Online

Para que nos hagamos una idea, el Office online nos permite prácticamente lo mismo que las aplicaciones de la suite Office, pero sin instalar nada y desde el ordenador.

Además, una de las ventajas que tiene es que es totalmente gratuito, por lo que, aunque no tengas una suscripción de Office, puedes usarlo de forma totalmente ilimitada y gratuita.

Así pues, si tenemos prácticamente lo mismo sin instalar nada y además, sin pagar ¿Por qué pagar?

Bueno, Office Online tiene una serie de ventajas y desventajas, así pues, vamos a verlas.

Entre las ventajas nos encontramos con:

– Es totalmente gratuito

– Podemos guardar los ficheros en OneDrive (también gratuito)

– Tiene la mayoría de funciones básicas de sobre, tanto del Word, del Excel como del PowerPoint.

– Podemos acceder desde cualquier parte del mundo.

Pero, entre las desventajas nos encontramos con:

– No es tan potente ni tiene tantas opciones como el de escritorio.

– Al ser desde el navegador todo es extremadamente más lento.

– Si quieres guardarlo localmente tenemos que descargar el documento.

– Una vez creado el documento, se guarda en OneDrive, pero al ser la versión gratuita, tendremos sólo 200Mb, esto es ¡5000 veces menos que la versión de pago!

Office 365 contra Google APPs

Office 365 se ha intentado posicionar desde un comienzo, como una solución más que viable para empresas, por ello ha creado versiones y precios especiales para empresas, intentando competir contra su mayor rival en este terreno que es Google Apps.

Pero ¿Qué es Google Apps?

Pues bien, Google Apps, es un conjunto de herramientas que ofrece Google para las empresas, siempre de forma online y pocas de ellas se pueden descargar y ejecutar al estilo “Word o Excel”.

Entre las herramientas de Google, nos encontramos con:

– Gmail for Business, una herramienta donde podrás vincular tu correo electrónico profesional con tu propio dominio, por ejemplo @miempresa.com y gestionar como si de una cuenta de Gmail se tratara.

– Drive, la solución de almacenamiento en línea de Google (similar a OneDrive de Microsoft), podrás sincronizar tus ficheros con la nube para acceder a ella desde cualquier parte.

– Docs y Sheets, intentan ser una solución similar a Word y Excel pero únicamente funcionan online y carecen de tantas opciones como las versiones gratuitas de Office.

Dicho esto ¿Cuál es mejor?

Esta decisión es personal y dependerá del uso que se le haga. Yo, por ejemplo, utilizo el Google for Business para gestionar mi email al estilo Gmail. Pero luego utilizo Office 365 para escribir este artículo o gestionar todos los ficheros de mi empresa, pues pienso que es mucho más potente.

Office 365 para empresas

Si hemos trabajado en una oficina, sabremos de sobra que prácticamente toda la totalidad de las empresas utilizan la suite Office para redactar documentos, cuadrar cuentas, realizar presentaciones, etc.

Entonces, si ya utilizan Office y el precio no es muy superior ¿Por qué no usar la versión empresarial con?

Office 365 para empresas es mucho más que un editor de texto bonito o una hoja de cálculo potente. Gracias a que nos regala 1 Terabyte de disco en la nube, nos permitirá realizar muchísimas cosas, como, por ejemplo:

– Tener todos los datos a salvo en la nube.

– Poder acceder a los datos desde cualquier oficina u hogar.

– Compartir carpetas con compañeros del trabajo y configurar los permisos (Sólo lectura, etc…)

– Trabajar sobre el mismo documento (Word, Excel…) a la vez, desde dos ordenadores diferentes, así podremos trabajar mucho mejor en equipo.

Office 365 nos da las herramientas para que seamos lo más productivos posibles, pero tienen que ser las empresas quienes realmente las utilicen.

Comprar una licencia de Office 365

Como hemos dicho antes, Microsoft ha cambiado su modelo de negocio, actualmente ya no podemos comprar una licencia para tener de por vida el Office.

Ahora, si queremos disfrutar de Office 365 con todas sus ventajas (poderlo instalar, tener actualizaciones, acceder desde cualquier parte del mundo, 1 Terabyte de espacio en la nube, 60 minutos grais en Skype), tenemos que suscribirnos.

Podéis comprar las licencias mensuales o anuales desde su página web, tienen un coste aproximado de 120€ al año dependiendo cual escojas. Pero por si te interesa, yo vendo las suscripciones por 25€ puedes informarte aquí.

Resumen y conclusión

Office se ha renovado totalmente, ahora tiene un diseño mucho más sencillo y tiene un potencial increíble que nos permitirá trabajar con nuestros ficheros, en cualquier parte del mundo sin necesidad de tener nada instalado.