Time blocking es uno de los muchos métodos que existen para ser productivos y organizarse el tiempo, es el que a mí mejor me ha ido, así que voy a explicarlo para ver si vosotros también podéis ser tan productivos como yo.
No obstante, antes de comenzar, quiero agradecer a Joan Boluda (el profe que me enseño esto) todos sus cursos donde he ido mejorando la forma de trabajar y organizarme.
Por último, indicar que, gracias a este método, todos los días me da tiempo de estudiar inglés, programar durante 3 horas, escribir en este blog, estudiar 3 horas y media y terminar aprendiendo nuevos lenguajes de programación (reciclándome).
Yo estoy muy contento con mi jornada, pero como es lógico la iré cambiando y mejorando cada vez que lo vaya necesitando.
La regla del x4 y del x5.5
Para las personas a las que le gusten las estadísticas y tener todos los datos, la regla del x4 la del x5.5 le va a encantar y será un antes y un después a la hora de medir el tiempo.
La base de estas reglas es muy sencilla, y se basa en que el día tiene 24 horas, por lo que si lo multiplicamos por x4 nos da 96 ¡Casi 100! Así que nos servirá como referencia para saber de una forma rápida y sencilla cuanto tiempo invertimos en una tarea y cuánto tiempo perdemos en otra. No obstante, la regla del x4 sirve para calcular el tiempo que perdemos a las 24 horas, pero ¿Y si queremos calcularlo con el tiempo que estamos despiertos? Sencillo, de media estamos despiertos 18 horas al día, así que si multiplicamos 18 x 5.5 (regla del 5.5) tendremos 99 ¡Casi 100!
Vamos a ver algún ejemplo práctico.
Por ejemplo, si ir y volver al despacho (o al trabajo si todavía no somos independientes), nos cuesta en total 2 horas, con la regla del x4 (2 x4) tendremos que en ir y volver al trabajo perdemos ¡El 8% del tiempo del día! Pero si además calculamos el tiempo “aprovechable” con la regla del 5.5, vemos que ir y volver al trabajo nos cuesta ¡El 11% del tiempo!
Con estos datos podemos saber fácilmente si una tarea que realizamos con frecuencia (ir a los bancos, ir al despacho, hacer informes, responder emails…) nos está quitando más tiempo del que debería y si podemos hacer algo para remediarlo y así aprovechar mejor el tiempo (delegar el trabajo, dejar nuestro puesto, contratar a alguien, externalizar, etc.).
Lo importante y lo urgente
Algo que no nos han enseñado bien es a diferenciar lo importante de lo urgente y la importancia que tiene que nunca tengamos cosas urgentes.
De hecho, una persona productiva no tendría nunca cosas urgentes que hacer (excepto excepciones), por ejemplo, nunca tendría que realizar un trabajo el último día o tener que trabajar por la noche para entregar una web a un cliente al día siguiente.
Si hemos trabajado en las oficinas de muchas PYMES españolas, podemos ver que diariamente trabajan para “apagar fuegos”, el trabajo diario es “urgente” y sin tiempo para expandir la empresa, todo esto por no haberse organizado bien. Y al final lo que pasa es que la empresa no puede expandirse y se queda “estancada” durante años.
Lo que tenemos que hacer es organizarnos bien para no tener que hacer cosas urgentes diariamente y poder expandir la empresa. Una forma de hacer esto es organizar en un calendario las tareas y ese día a esa hora se tiene que hacer.
Por ejemplo, si vemos una oportunidad de expandirnos, pero no tenemos dinero para contratar alguien más, podremos “bloquear” en la agenda que las últimas dos horas de cada día, un empleado trabaje en un business plan para expandir la empresa.
Time blocking
La técnica del Time Blocking se resume en que bloqueemos una hora concreta en nuestra agenda para hacer una tarea determinada. La razón de esto es que al escribir en la agenda a qué hora tenemos que empezar y terminar el trabajo, no perderemos el tiempo en otras cosas o diremos un “ya lo haré cuando tenga tiempo”, simplemente tendremos que cumplir con lo que hemos escrito.
Esta es una de las mejores técnicas para organizar el tiempo, ya que algo externo (nuestra agenda) nos indica que tenemos que hacer y a qué hora hacerlo.
No obstante, hay que tener un poco de psicología para saber organizarse y cumplir con la agenda, yo por ejemplo me pongo lo más pesado lo primero y las últimas horas hago lo más divertido y lo que más me gusta. Así trabajo duro al principio para terminar el trabajo y pasar al siguiente trabajo (o estudios) que me gustan más.
Vamos a ver como lo tengo organizado:
Esto es un ejemplo de mi agenda, lógicamente he borrado las cosas privadas, no obstante, podéis observar lo siguiente:
- A primera hora de la mañana estudio inglés durante una hora
- Luego durante 3 horas programo el proyecto que estoy desarrollando (trabajo duro)
- Luego tengo una pausa para comer.
- Luego escribo el artículo para este blog (trabajo pesado).
- Luego estudio durante 3 horas (trabajo fácil).
- Por último, me reciclo durante 2 horas (trabajo divertido)
Yo además me lo organizo por colores y dejo en rojo lo urgente y los imprevistos, es decir, todo lo que se saliera de la norma, así puedo ver todo de un vistazo y ver si hay algo especial que tenga que hacer ese día.
Resumen y conclusiones
El método time blocking es uno de los mejores que he probado y de los mejores que me han funcionado, así que espero haber podido aportaros algo de información valiosa para que organicéis vuestro tiempo.
Si os ha gustado compartir ¡Y nos vemos mañana a las 10:11!
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